Claves para hacer auditorías en remoto

 

Recuerdo una película (aunque no su título) en la que un profesor  de universidad - más bien pesado pero muy tolerante - permitía que sus alumnos dejasen encima del pupitre una grabadora para no perderse la clase. Ésta terminó por llenarse de grabadoras, dejando al profesor sólo y, posteriormente todo acabo, en la siguiente secuencia, por ser un bosque de grabadoras frente a un walkman (un radio-casette, para los que no hayan conocido los 80) del propio profesor que emitía la clase que éstas grababan.

Bien, ahora estamos en una situación parecida, sólo que ahora la tecnología permite que emisor y receptor convivan, esta vez "online", sin estar el uno al lado del otro, en el proceso de intercambio de información. Todo ello a través del teletrabajo.

Aunque la necesidad ha hecho que el teletrabajo se imponga como medio para dar continuidad a todas las actividades de las empresas transformadas o en transformación digital, no todo es un camino de rosas y menos cuando hablamos del trabajo del auditor, que, por definición, se basa en la recolección de evidencias en un proceso, hasta ahora, siempre cara a cara.

A continuación compartiré lo que, a mi juicio, son unas claves para poder desarrollar esta actividad con los menores daños colaterales (y no tan colaterales) posibles.

Planificación … planificación … planificación ….  Si esta actividad es importante para un buen desarrollo del trabajo del auditor, en su nuevo entorno telemático es fundamental, no se puede dejar nada al azar:

• Desde la declaración de aplicabilidad a cualquier otro documento necesario durante este proceso, se habrá de preveer toda evidencia necesaria en formato documental para la realización de esta actividad, de forma previa al proceso.  Acortará los tiempos de trabajo y permitirá desligar esta actividad del proceso de auditoría online que se ha de seguir. Para ello y con el fin de evitar suspicacias, subscribir un correcto NDA (acuerdo de no divulgación) con la entidad auditada allanará el camino y ahorrará contratiempos.

Acotar bien los alcances de la actividad permitirá centrar el trabajo y optimizar la revisión de los referenciales sobre los que auditar al cliente.

• Un security-by-design en todo el proceso, desde la selección de las herramientas más adecuadas / seguras / actualizadas posible para el establecimiento de las tele-conferencias, hasta los medios de transferencia de la documentación de forma telemática (con un énfasis en la utilización de cifrado) añadirá la confianza necesaria en el proceso a seguir.  Esta seguridad debería gestionar también la recuperación ante situaciones no deseadas, como el fallo de algunas plataformas de comunicación por internet o el de la propia infraestructura utilizada.  En el primer caso podría ser una buena práctica incluir en las convocatorias de reuniones el acceso a una plataforma común y añadir otras en caso de fallo de la primera.  También en el caso de las infraestructuras tecnológicas, el contar con el propio smartphone o tablet para el desarrollo de una conferencia alternativa podría reforzar la seguridad de este proceso.

Gestionar bien la comunicación con el cliente, tanto desde la identificación de los interlocutores como la organización de estos durante las videoconferencias será un tema fundamental.  Más si cabe que presencialmente, es importante en el nuevo contexto que la flexibilidad a la hora de trabajar con estos interlocutores marque el desarrollo de este proceso. La “deslocalización” de muchos de ellos, cuando las empresas auditadas tengan un carácter global, obligará a precisar con cuidado los horarios a concertar. Las convocatorias deberán estar planificadas con sumo cuidado, gestionando cuidadosamente los tiempos en los que se irán desplegando las actividades de auditoría.

• Y, al tratarse de un medio tan “tangencial” a la actividad propia del auditor, gestionar bien los tiempos de las videoconferencias significa no alargar demasiado la estancia ante el monitor de nuestro pc. Por propia experiencia sé que es mejor planificar sesiones de no más de cuatro horas diarias, y expandirlas a lo largo de la semana, que concentrarlas todas en un solo día.  La conjunción de trabajo independiente sobre la evaluación de la documentación, junto con la auditoría “per sé” permitirá centrar más la revisión de evidencias, con menos esfuerzo y en tiempos más acotados.

Aunque el contacto telemático suponga la falta de inmediatez en el trabajo de campo del auditor, no por ello el proceso ha de carecer de la calidad en la recolección de las evidencias necesarias. De hecho estoy convencido de que el proceso telemático obliga a los intervinientes en la auditoría a concentrarse más si cabe en los controles y evidencias correspondientes, más allá de los factores externos que pueden incidir durante la comunicación.

De hecho, por propia experiencia, es muy frecuente que el proceso de auditoría in-situ requiera de interlocutores deslocalizados, bien en otra parte de la oficina, bien en otra parte del mismo continente (dependiendo del cliente auditado) que finalmente presentan sus evidencias a través de una video-conferencia.

Quizá el mayor reto al que nos enfrentemos sea el de la propia comunicación en un contexto tan limitado como es el de una pantalla. Sobre todo lo referente a los efectos psicológicos de mantener la concentración durante largos períodos de tiempo por este medio. 

Por lo que, tan importante como lo anteriormente indicado, gestionar bien los tiempos de trabajo, es también gestionar bien los descansos, esos momentos que tanto se echan en falta cuando se está inmerso en la auditoría,  y que permiten estirar las piernas y despejarse para volver luego a retomar la actividad. Muy importantes cuando ésta obliga a esforzarse más al establecer una comunicación telemática, carente de los referentes que la inmediatez y la cercanía nos ofrecen.

Por ello, y parafraseando a una famosa canción de finales de los ’70, “el vídeo mató a la estrella del lenguaje no verbal”, nos veremos obligados a adaptarnos a la bidimensionalidad de nuestros interlocutores,  gestionando lo mejor posible los esfuerzos dedicados, y poniendo los cinco sentidos en ello.  Me atrevería  a decir que, incluso, sería necesario el sexto sentido, ese que se debería utilizar más a menudo: el sentido común.

Por Rogelio Saavedra

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